Onbelaste vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 oktober 2021?

Vanwege de coronacrisis werken in 2021 werknemers veel of zelfs alleen maar vanuit huis. Tot 1 oktober 2021 bestaat een goedkeuring waardoor de werkgever een onbelaste vaste reiskostenvergoeding kan blijven doorbetalen. Dus ook als de werknemer niet of nauwelijks naar het werk reist vanwege thuiswerk. Vraag is wat de mogelijkheden zijn vanaf 1 oktober 2021.

Situatie tot 1 oktober 2021

Had een werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding? Dan mag de werkgever deze vergoeding onbelast doorbetalen tot 1 oktober 2021, ook als de werknemer (deels) thuiswerkt en dus minder reiskilometers maakt.

Situatie vanaf 1 oktober 2021

De verwachting is dat deze goedkeuring per 1 oktober 2021 definitief vervalt. De vraag die dan opkomt is of in de maanden oktober tot en met december 2021 nog wel een onbelaste vaste reiskostenvergoeding mogelijk is, vanwege de voorwaarde die hiervoor normaal geldt (minimaal 128 dagen reizen naar de vaste werkplek in het jaar, het zogenaamde 128-dagen-criterium).

Hierover heeft de Belastingdienst onlangs meer duidelijkheid gegeven: voor de beoordeling van dit 128-dagen-criterium tellen de thuiswerkdagen van 1 januari 2021 tot 1 oktober 2021 mee als reisdagen.

Let op! Dit geldt alleen voor werknemers waarvoor ook de goedkeuring geldt. De werknemer moet daarom vóór 13 maart 2020 al een onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding hebben.

Bepalend voor welke dagen meetellen zijn het reispatroon en de daarop gebaseerde hoogte van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding zoals die bestond vóór 13 maart 2020. Dagen van ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof tellen niet mee als reisdag.

Let op! Vanaf 1 oktober 2021 tellen alleen de daadwerkelijke reisdagen naar de vaste werkplek mee.

Alternatieven

Voldoet de werknemer niet aan het 128-dagen-criterium of bestond vóór 13 maart 2020 nog geen onvoorwaardelijk recht op een vaste onbelaste reiskostenvergoeding, dan zijn er alternatieven.

Zo kan de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven op basis van een inschatting van de daadwerkelijke reisdagen.

Let op! Aan het einde van het jaar moet dan wel een nacalculatie plaatsvinden.

Daarnaast kan een werkgever er uiteraard ook voor kiezen om een reiskostenvergoeding op declaratiebasis te verstrekken. Op basis van de daadwerkelijke gereden reiskilometers geeft de werkgever dan achteraf een vergoeding van € 0,19 per kilometer.