Het cafetariamodel en de werkkostenregeling

Het cafetariamodel maakt arbeidsvoorwaarden aantrekkelijk. Werknemers kunnen kiezen wat er het beste bij hen past. Hoe kan de werkkostenregeling in dat model ingezet worden?

Cafetariamodel?

Stel, u wilt uw arbeidsvoorwaardenpakket optimaal afstemmen op de wensen van uw werknemers. Dat kan door het cafetariamodel, waarbij de werknemer voor een deel van zijn arbeidsvoorwaarden een keuze heeft. Maar hoe doet u dat optimaal binnen de werkkostenregeling?

Werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u ieder jaar een aantal vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel belastingvrij uitkeren, die zonder gebruik van de WKR belast zouden zijn. Zo is bijvoorbeeld een kerstpakket belast, maar als u dit onderbrengt in de WKR niet. De regeling kent een vrije ruimte van 1,2% van uw loonsom. Alleen als u meer uitkeert aan vergoedingen en verstrekkingen, betaalt u als werkgever 80% eindheffing. De vergoeding of verstrekking blijft dan voor de werknemer onbelast.

Tip! Past u het cafetariamodel toe, gebruik dan de vrije ruimte van de WKR.

Gebruik binnen cafetariamodel

U kunt de WKR binnen een cafetariamodel gebruiken door op deze manier een aantal op de werknemer afgestemde vergoedingen of verstrekkingen belastingvrij te houden. Bijvoorbeeld door een werknemer op basis van de cafetariaregeling de mogelijkheid te geven zijn vergoeding voor woon-werkverkeerkilometers met eigen vervoer te verhogen van € 0,19 naar € 0,29 per kilometer. Normaal gesproken is de € 0,10 extra belast, maar dus niet als u deze onderbrengt in de werkkostenregeling. De ene werknemer zal deze verhoging van de reiskosten fijn vinden maar de werknemer die met de bus komt, heeft er niets aan en zal liever kiezen voor iets anders.

Gebruikelijkheidstoets

Als u gebruikmaakt van de WKR, dan moet u wel rekening houden met de zogenaamde ‘gebruikelijkheidstoets’. Dit betekent dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is. Dit is een wat vaag begrip, maar als u niet al te veel afwijkt van wat collega-ondernemers in uw branche aan hun personeel aanbieden, zit u meestal wel goed. Daarbij doet de fiscus niet moeilijk over vergoedingen en verstrekkingen als per jaar per werknemer het bedrag van € 2.400 niet wordt overschreden. U mag er dan van uitgaan dat de vergoedingen of verstrekkingen ‘gebruikelijk’ zijn en u deze dus onder kunt brengen in de werkkostenregeling.

Let op! Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.

Houd vrije ruimte in de gaten

Houd de vrije ruimte van 1,2% van uw loonsom in de gaten. Tot € 2.400 per werknemer per jaar zijn vergoedingen en verstrekkingen weliswaar nog gebruikelijk, maar als u de grens van 1,2% overschrijdt, betaalt u wel 80% eindheffing. Daarmee is de vergoeding of verstrekking voor uw personeel weliswaar belastingvrij, maar dus niet voor u!

Let op vrijgesteld loon

Zo kunt u bijvoorbeeld uw kok een kookcursus laten volgen, zonder dat dit belast is en zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Voor andere werknemers, zoals uw receptioniste, is dezelfde cursus alleen dan vrijgesteld als deze gericht is op toekomstig werk, bijvoorbeeld omdat ze later in de keuken aan de slag wil.

Tip! Ook binnen een cafetariamodel kunt u de meest aantrekkelijke elementen van de werkkostenregeling benutten. Houd er wel rekening mee dat vergoedingen en verstrekkingen moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar is er echter geen probleem.